Baucontrolling der VR BAUREGIE
Bei wenigen Banken gehört das Bauen zum Kerngeschäft. Bei der VR BAUREGIE ist es hingegen die Kernkompetenz. Seit mehr als 30 Jahren ist die Baumanagement-Dienstleisterin im FinanzVerbund der Volksbanken Raiffeisenbanken zuverlässige Partnerin am Bau, beim Planen, Bauen und Managen – und hat sich insbesondere bei der DG HYP ( Deutsche Genossenschafts-Hypothekenbank AG) , etabliert. Wie funktioniert das Baucontrolling im FinanzVerbund im Detail? Dazu Roland Koser, Leiter technische Beratung bei der VR BAUREGIE.
Wozu überhaupt Baucontrolling, Herr Koser?
Für Banken ist es ein Risiko, wenn sie den Bau einer Gewerbeimmobilie finanzieren, ohne die geringste Kontrolle darüber zu haben, was mit ihrem Geld geschieht. Hier setzt das Baucontrolling an.
Wir vergleichen den Stand der bislang geleisteten Zahlungen mit dem Stand der bislang erbrachten Leistungen der Handwerker, kontrollieren den Stand der Projekttermine und dokumentieren die Qualität des Baus selbst. In der Regel machen wir dafür einmal im Monat einen Soll-Ist-Abgleich.
Und was passiert dabei im Detail?
Wir prüfen beispielsweise, ob die Handwerker tatsächlich nur soviel Geld bekommen haben, wie die erbrachten Bauleistungen wert sind. Wenn etwa der Fliesenleger mehr bekommen soll als im Vertrag vereinbart, müssen wir prüfen, ob er dafür auch mehr Leistungen bringt – etwa, ob er auch noch den Estrich gelegt hat – und ob dafür an anderer Stelle das Geld eingespart wurde. Die Bedeutung dieser Kontrolle wird spätestens dann klar, wenn einer der Handwerker Insolvenz anmelden musste und für die noch nicht erbrachte, aber bezahlte Leistung ein anderer Handwerker dann noch einmal Geld will. Bei der Kontrolle der Terminstände geht es vor allem darum, im Auge zu behalten, ob die zeitlichen Zielvorgaben eingehalten werden, denn gerade beim Bauen gilt die Binsenweisheit "Zeit ist Geld". Außerdem führt eine Terminverschiebung nicht selten zu einer Kettenreaktion im Termingefüge eines Projektes. Je früher Terminverschiebungen erkannt werden, desto eher gelingt es, rechtzeitig gegenzusteuern. Hier zeigt sich häufig, dass Bauunternehmen oder auch die Bauleitung überlastet oder gar überfordert sind und entsprechend ermahnt oder im Ernstfall sogar ausgetauscht werden müssen. Ist das der Fall, geben wir unserem Auftraggeber, beispielsweise der Bank, entsprechende Hinweise. Zur Dokumentation des Bauzustandes besuchen wir in regelmäßigen Abständen die Baustelle. Bei diesen Besuchen prüfen wir sowohl den terminlichen Stand der Baustelle und der beauftragten Arbeiten, als auch die grundsätzliche Ausführungsqualität. Oft wird trotz schlechter Qualität bezahlt. Auch in diesen Fällen geben wir entsprechende Hinweise.
Wann ist Baucontrolling besonders wichtig?
Vor allem bei Projekten, bei denen eine qualifizierte Projektsteuerung nicht sichergestellt ist. Die finanzierende Bank sollte also in jedem Fall vor der Kreditvergabe prüfen, ob das Projekt überhaupt gesteuert wird und – wenn ja – wer dies tut. Ist das Management nicht professionell genug, sollte die Bank zumindest auf ein Baucontrolling bestehen. Das Baucontrolling kann eine Projektsteuerung natürlich nicht ersetzen, stellt aber zumindest ungewollte Abweichungen bei Kosten- und Terminständen sowie der Bauqualität fest und schafft eine Basis für das erforderliche Eingreifen und Gegensteuern.
Das heißt, die Kunden sind nicht immer einverstanden mit dem Baucontrolling?
Viele Bauherren fühlen sich in ihrer eigenen Leistungsfähigkeit und der ihres Planungsteams sehr sicher und kommen von daher selbst möglicherweise nicht auf die Idee. Und wer lässt sich in seinem Tun schon gerne kontrollieren? Aber letztlich dient das Baucontrolling ja auch der Absicherung des Kunden und seiner Finanzierung, daher sind kleine Anfangswiderstände oft rasch überwunden. Es gibt aber auch Beispiele, in denen die Bank das Baucontrolling regelrecht zur Bedingung für die Kreditvergabe gemacht hat.
Sie sagen, dass die Projektsteuerung noch wichtiger ist als ein Baucontrolling. Warum?
Ganz einfach: Ohne qualifizierte Projektsteuerung ist der Projekterfolg Zufall. Die klassische Projektsteuerung steuert aktiv die gesamte Planung und Umsetzung des Baus und verhindert so frühzeitig, dass es zu Abweichungen bei den geplanten Kosten, den geplanten Terminen und der Qualität kommt. Dafür gibt es in großen Industrieunternehmen oder bei kommunalen Verwaltungen eigene Bauabteilungen. Bei kleineren mittelständischen Unternehmen, die ja zum Kundenkreis der Primärbanken gehören, fehlt oft eine eigene Bauabteilung. Hier empfehlen wir dringend, einen externen Dienstleister mit der Projektsteuerung zu beauftragen. Das beginnt schon bei der Auswahl der Beteiligten. Zum Beispiel ist nicht jeder Architekt gleich prädestiniert, ein Altenpflegeheim zu planen. Oder anders gesagt: Die einen haben mehr Erfahrung auf bestimmten Gebieten, andere weniger. Und je früher eine professionelle Projektsteuerung in die Planung eingreift, desto eher lassen sich zum Beispiel die Kosten beeinflussen. Am meisten lässt sich sparen, noch bevor der Planer seinen ersten Strich aufs Papier gebracht hat – dann nämlich, wenn der Bauherr seinen tatsächlichen Baubedarf mit Unterstützung des Projektsteuerers ermittelt und definiert. Denn viele Bauherren bauen an ihrem Bedarf vorbei. Der Beginn des Baus ist quasi schon der "point of no return". Wenn nur noch der Teppich gelegt werden muss, sind die Kosten kaum noch zu beeinflussen.
Gibt es Mängel oder Probleme, die besonders häufig sind?
Kosten- und Terminüberschreitungen sind auf den Baustellen in der unterschiedlichsten Prägung noch immer an der Tagesordnung. Wir wundern uns zum Beispiel immer wieder, wie blauäugig manche Bauherren Zahlungspläne vereinbaren. Da werden etwa monatliche Zahlungen mit einem Bauunternehmen festgeschrieben, ohne dass diese an bestimmte Leistungen gebunden werden bzw. die vertragsgemäße Leistungserfüllung ernsthaft kontrolliert wird. So kommt es immer wieder vor, dass ein Bauherr schon mehr bezahlt hat, als bisher verbaut wurde. Bei einer Insolvenz ist das Geld dann oft unwiederbringlich weg.
Zu welchem Zeitpunkt sollte eine Bank ein Controlling vereinbaren?
Spätestens wenn über die Kreditvergabe entschieden wird.
Was kostet das Baucontrolling?
Das kann man so pauschal natürlich nicht sagen. Wir rechnen nach Arbeitsaufwand unserer Ingenieurteams ab und der kann sehr unterschiedlich sein. Bei einem kleineren Standardprojekt mit Generalübernehmer und mit einer Bauzeit von rund 12 Monaten, rechnen wir mit einem Aufwand von rund zwei Einsatztagen monatlich, also rund 24 Tagessätzen. Soll das Baucontrolling bereits in der Planungsphase einsetzen und die Planungsergebnisse berücksichtigen, erhöht sich der Aufwand entsprechend. Dass es sich auszahlt, steht nach unserer Überzeugung fest.